คู่มือการเลิกจ้าง: ข้อกำหนดทางกฎหมาย การร่าง การจัดส่ง และผลที่ตามมา

มีสถานการณ์ไม่กี่อย่างที่ทำให้เกิดความกังวลในที่ทำงานเท่ากับการได้รับหรือการเขียนจดหมายเลิกจ้าง ไม่เพียงแต่หมายถึงการสิ้นสุดของความสัมพันธ์ทางอาชีพเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการปฏิบัติตามข้อกำหนดชุดหนึ่งด้วย พิธีการทางกฎหมายที่สำคัญจดหมายที่เขียนไม่ดีอาจกลายเป็นช่องทางให้เกิดข้อพิพาททางกฎหมาย การชดเชยที่ไม่คาดคิด หรือกระทั่งทำให้กระบวนการทั้งหมดเป็นโมฆะได้

คุณกำลังเผชิญกับความจำเป็นในการส่ง รับ หรือเข้าใจจดหมายบอกเลิกจ้างหรือไม่? ในคู่มือนี้ คุณจะพบทุกสิ่งที่คุณต้องการ ตั้งแต่เหตุผลและข้อกำหนดทางกฎหมาย ไปจนถึงเทมเพลต ข้อผิดพลาดทั่วไป การจัดส่ง และผลที่ตามมาหากไม่ได้ดำเนินการอย่างถูกต้อง ข้อมูลทั้งหมดได้รับการอัปเดตตามกฎหมายปัจจุบันของสเปนและคำพิพากษาล่าสุด ดังนั้นคุณจึงสามารถดำเนินการได้อย่างปลอดภัยและมั่นใจสูงสุด

จดหมายบอกเลิกคืออะไร และเหตุใดจึงสำคัญมาก?

จดหมายเลิกจ้างเป็นเอกสารอย่างเป็นทางการที่เป็นลายลักษณ์อักษรซึ่งระบุอย่างเป็นทางการถึงการตัดสินใจของบริษัทในการยุติความสัมพันธ์การจ้างงานกับพนักงานไม่เหมือนกับการเลิกจ้างโดยวาจาซึ่งขาดความถูกต้องตามกฎหมายในสเปน การเลิกจ้างจะต้องแจ้งเป็นลายลักษณ์อักษร และเอกสารนี้จะพิสูจน์ ปกป้อง และกำหนดสิทธิและภาระผูกพันของทั้งสองฝ่ายในการโต้แย้งที่เกิดขึ้นในภายหลัง

เอกสารนี้ไม่เพียงแต่มีคุณค่าในการเป็นหลักฐานในการพิจารณาคดีเท่านั้น แต่ยังเป็นพื้นฐานที่คนงานสามารถปกป้องตัวเองได้อีกด้วยไม่ว่าจะท้าทายการเลิกจ้างเนื่องจากข้อบกพร่องทางรูปแบบ ขาดแรงจูงใจที่แท้จริง หรือเรียกร้องค่าชดเชยหรือคืนตำแหน่ง ผู้พิพากษาจะพิจารณาจดหมายอย่างละเอียด และข้อบกพร่องใดๆ ก็ตามสามารถเปลี่ยนความหมายของคำตัดสินได้

กฎหมายแรงงาน กฎหมายศาสตร์ และหลักคำสอนของศาล ยืนกรานว่า จะต้องอธิบายข้อเท็จจริงหรือสาเหตุที่จูงใจให้เลิกจ้างอย่างชัดเจน รวมถึงวันที่แน่นอนที่การตัดสินจะมีผลด้วยองค์ประกอบเหล่านี้ไม่ถือเป็นพิธีการ: การละเว้นหรือการใช้ถ้อยคำที่ทำให้สับสนอาจส่งผลให้การเลิกจ้างถูกประกาศว่าไม่เป็นธรรมหรือเป็นโมฆะ ซึ่งอาจส่งผลทางการเงินที่ร้ายแรงต่อบริษัท

โครงสร้างและองค์ประกอบพื้นฐานของจดหมายเลิกจ้าง

จดหมายเลิกจ้างที่ถูกต้องและมีประสิทธิผลจะต้องปฏิบัติตามโครงสร้างที่เฉพาะเจาะจง ไม่ใช่แค่การนำเสนอการตัดสินใจเท่านั้น แต่เป็นการบันทึกทุกอย่างที่กฎหมายกำหนดไว้ในรูปแบบที่เข้าใจได้และเชื่อถือได้ดังนั้น จดหมายฉบับนี้จึงมักจะประกอบไปด้วยส่วนต่าง ๆ ต่อไปนี้:

• การระบุตัวตนบริษัทและพนักงาน: ชื่อบริษัท ชื่อธุรกิจ และหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี (CIF) ชื่อนามสกุลและรายละเอียด (บัตรประจำตัว ตำแหน่ง อาวุโส) ของพนักงาน
• สถานที่และวันที่ออก : สถานที่ส่งมอบและวันที่แจ้งให้ทราบ
• การทักทายและการนำเสนออย่างเป็นทางการ: คำขึ้นต้นสุภาพที่อธิบายเหตุผลของจดหมาย
• การชี้แจงข้อเท็จจริงหรือสาเหตุอย่างชัดเจน: โดยระบุว่าเป็นการเลิกจ้างโดยเจตนา, วินัย, เลิกจ้างแบบรวมหมู่ หรือเลิกจ้างโดยสมัครใจ พร้อมทั้งระบุเหตุผลที่ชัดเจน และระเบียบบังคับที่ใช้บังคับ
• วันที่เริ่มใช้บังคับของการเลิกจ้าง: วันที่สัญญาสิ้นสุดลง
• ข้อมูลเกี่ยวกับการชำระเงิน/การดำเนินการให้เสร็จสิ้น และค่าชดเชยหากมี: จำนวน วิธีการจัดส่ง และรายละเอียดที่เกี่ยวข้อง
• การอำลาอย่างเป็นทางการและการลงนาม: ลายเซ็นของตัวแทนบริษัท (และประทับตราหากมี) และสถานที่ให้พนักงานลงนามในใบเสร็จรับเงิน ขอแนะนำให้แนบใบเสร็จรับเงินมาด้วย โดยอาจเป็นแบบลงนามยินยอมหรือระบุข้อความว่า "ไม่ตกลง"

ทำไมจึงจำเป็นต้องยื่นหนังสือเลิกจ้าง?

กฎหมายของสเปนกำหนดให้การเลิกจ้างทุกครั้งต้องแจ้งเป็นลายลักษณ์อักษร โดยระบุข้อเท็จจริงโดยละเอียดและวันที่ที่มีผลบังคับใช้ เป้าหมายคือการทำให้มั่นใจว่ามีความโปร่งใส ปกป้องทั้งสองฝ่าย และให้การคุ้มครองสำหรับกระบวนการ หากบริษัทข้ามขั้นตอนนี้ การเลิกจ้างอาจถูกประกาศว่าไม่เป็นธรรมหรือเป็นโมฆะ ส่งผลให้ต้องมีการจ้างพนักงานกลับเข้าทำงานและจ่ายค่าชดเชยการเลิกจ้างและค่าจ้างตามขั้นตอน

จดหมายนั้นก็เช่นกัน องค์ประกอบเดียวที่สามารถจำกัดข้อเท็จจริงที่บริษัทกล่าวอ้างได้ในชั้นศาล คุณจะอ้างเหตุผลอื่นใดนอกจากที่ระบุไว้ในจดหมายไม่ได้ ดังนั้นการเขียนจึงต้องระมัดระวังและละเอียดรอบคอบเป็นพิเศษ

ความแตกต่างระหว่างประเภทการเลิกจ้างตามหนังสือ

ในสเปน ประเภทของการเลิกจ้างที่พบบ่อยที่สุด ได้แก่:

• การไล่ออกทางวินัย: จดหมายดังกล่าวมีพื้นฐานมาจากการละเมิดอย่างร้ายแรงและต้องรับผิดของพนักงาน (ขาดงาน ไม่ปฏิบัติตาม ละเมิดความไว้วางใจ ประพฤติมิชอบอย่างร้ายแรง ฯลฯ) จดหมายดังกล่าวต้องอธิบายรายละเอียดข้อเท็จจริงเฉพาะที่พิสูจน์การเลิกจ้าง โดยปกติแล้วไม่จำเป็นต้องแจ้งให้ทราบล่วงหน้าหรือชดเชย เว้นแต่ผู้พิพากษาจะประกาศว่าการเลิกจ้างดังกล่าวไม่เป็นธรรม
• การเลิกจ้างตามวัตถุประสงค์: เกิดจากเหตุผลที่อยู่นอกเหนือการควบคุมของพนักงาน เช่น เหตุผลทางเศรษฐกิจ ทางเทคนิค องค์กร หรือการผลิต หรือแม้กระทั่งจากความไม่สามารถหรือการขาดการปรับตัวของพนักงาน ต้องมีการแจ้งเตือนล่วงหน้า 15 วัน และมีการจ่ายค่าชดเชย 20 วันต่อปีที่ทำงาน (สูงสุด 12 งวดต่อเดือน) จดหมายต้องให้เหตุผลที่ชัดเจน และหากเหตุผลเป็นเรื่องเศรษฐกิจ ต้องมีข้อเท็จจริงและตัวเลขที่สนับสนุนสถานการณ์ของบริษัท
• การเลิกจ้างหมู่ หรือ ERE: เมื่อมีผลกระทบต่อพนักงานหลายคนด้วยเหตุผลด้านองค์กร เศรษฐกิจ หรือการผลิต จดหมายเลิกจ้างโดยทั่วไปหมายถึงการดำเนินการตามขั้นตอนเลิกจ้างรวม โดยอธิบายเหตุผลทั่วไปและผลกระทบต่อพนักงานแต่ละคนเป็นรายบุคคล
• การเลิกจ้างโดยสมัครใจ: ในความเป็นจริงแล้ว ถือเป็นการลาออกหรือการเลิกจ้างที่พนักงานเป็นผู้แจ้งเอง ไม่ใช่การเลิกจ้างโดยบริษัท ในกรณีนี้ พนักงานแจ้งความปรารถนาที่จะยุติความสัมพันธ์การจ้างงาน และบริษัทก็จะได้รับจดหมายดังกล่าว
• การเลิกจ้างที่ไม่เป็นธรรม: ข้อกำหนดที่บริษัทยอมรับเมื่อเหตุผลที่ให้มาไม่เพียงพอหรือไม่มีเหตุผล หรือหนังสือแจ้งมีข้อบกพร่องในรูปแบบ ซึ่งกำหนดให้พนักงานต้องจ่ายเงินชดเชย (33/45 วันต่อปี ขึ้นอยู่กับระยะเวลาที่ทำงาน)

แบบจำลองและตัวอย่างหนังสือเลิกจ้างตามกรณี

การปรับแต่งจดหมายให้เหมาะกับประเภทของการเลิกจ้างถือเป็นสิ่งสำคัญ มาดูตัวอย่างง่ายๆ ของแต่ละกรณีกัน:

ตัวอย่างหนังสือเลิกจ้างทางวินัย

• หัวข้อ: สถานที่, วันที่, รายละเอียดบริษัทและพนักงาน
• เรื่อง: การสื่อสารการเลิกจ้างทางวินัย
• ข้อความ: รายละเอียดข้อเท็จจริง วันที่ กฎเกณฑ์ที่ละเมิด และการอ้างอิงถึงมาตราของกฎหมายแรงงานหรือข้อตกลงร่วม โดยสิ้นสุดด้วยวันที่มีผลบังคับใช้และข้อตกลงที่เกี่ยวข้อง (เงินเดือน ค่าชดเชยเลิกจ้าง ฯลฯ)
• บริษัท : ตัวแทนบริษัท

ตัวอย่างหนังสือเลิกจ้างแบบมีเจตนา

• หัวข้อ: สถานที่, วันที่, รายละเอียดส่วนต่างๆ
• เรื่อง: การสื่อสารการเลิกจ้างโดยปราศจากอคติด้วยเหตุผลทางเศรษฐกิจ/เทคนิค/องค์กร/ผลผลิต
• ข้อความ: คำอธิบายสถานการณ์ของบริษัท เอกสารอ้างอิงด้านกฎระเบียบ รายละเอียดของสาเหตุและเหตุผล การกล่าวถึงการแจ้งเตือนและการชดเชย ระบุว่าสามารถชดเชยได้ทันทีหรือไม่ หรือในกรณีพิเศษที่ไม่สามารถชดเชยได้และจะแจ้งให้ทราบในภายหลัง
• ลายเซ็นและตราประทับ: บริษัท มีพื้นที่สำหรับลายเซ็นของพนักงานและคำชี้แจงว่า "ไม่ปฏิบัติตาม" ถ้าต้องการ

ตัวอย่างหนังสือเลิกจ้างหมู่คณะ

• หัวข้อ: สถานที่ วันที่ รายละเอียด การอ้างอิงการประมวลผล ERE หรือไฟล์รวม
• ข้อความ: ระบุหน่วยงานที่มีอำนาจ เหตุผลโดยรวม และผลกระทบต่อผู้รับแต่ละราย แนบเอกสารที่เกี่ยวข้อง หากมี
• สิ้นสุด: ลายเซ็น ตราประทับ และวันที่เริ่มมีผลใช้บังคับ

ตัวอย่างหนังสือเลิกจ้างโดยสมัครใจ

• หัวข้อ: การระบุชิ้นส่วนและวันที่
• ข้อความ: คำประกาศของพนักงานที่แสดงเจตนาลาออกโดยสมัครใจ โดยระบุระยะเวลาแจ้งลาออก (ปกติ 15 วัน)
• บริษัท : พนักงาน.

เทมเพลตเหล่านี้เป็นเพียงแนวทาง: แม้แต่จดหมายที่มีโครงสร้างที่ดีก็อาจถูกปฏิเสธได้หากเนื้อหาทั่วไปเกินไป ขัดแย้ง ไม่สมบูรณ์ หรือไม่สะท้อนความเป็นจริงของบริษัท

ข้อกำหนดทางกฎหมายที่สำคัญ: จดหมายบอกเลิกจ้างต้องระบุอะไรบ้าง

นิติศาสตร์และกฎหมายว่าด้วยคนงานยืนกรานว่าหนังสือจะต้องให้คนงานได้ทราบ (โดยไม่ต้องสงสัย) ข้อเท็จจริงหรือสาเหตุที่กระตุ้นให้บริษัทตัดสินใจเพื่อจะทำเช่นนี้ จะต้องปฏิบัติตามจุดต่อไปนี้:

• ข้อมูลบริษัทและพนักงานครบถ้วน
• การกล่าวข้อเท็จจริงหรือสาเหตุในลักษณะเฉพาะเจาะจง: การกล่าวเพียงว่า “ขาดความไว้วางใจ” หรือ “สูญเสียทางการเงิน” ไม่เพียงพอ จำเป็นต้องระบุรายละเอียดของสถานการณ์ วันที่ ตัวเลข เหตุการณ์ที่เจาะจง หรือสาเหตุที่แท้จริงของการตัดสินใจ
• ระบุรายละเอียดประเภทการเลิกจ้างและระเบียบที่เกี่ยวข้อง (บทบัญญัติแห่งธรรมนูญ, ข้อตกลง…)
• วันที่สื่อสารและมีผลใช้บังคับ: หนังสือต้องรวมทั้งสองส่วนเข้าด้วยกัน มิฉะนั้นจะถือเป็นโมฆะ
• คำชี้แจงเกี่ยวกับค่าชดเชย (ถ้ามี) และจำนวนเงิน
• ลายเซ็นของผู้แทนตามกฎหมายของบริษัท และพื้นที่สำหรับลายเซ็นของพนักงาน (แม้ว่าพนักงานไม่ประสงค์จะลงนาม แต่ก็ควรเตรียมหลักฐานการส่งมอบมาด้วย)

หากขาดแม้แต่ข้อกำหนดขั้นต่ำเหล่านี้ การเลิกจ้างอาจถือว่าไม่ยุติธรรม ซึ่งหมายถึงการชดเชยหรือการรับเข้าทำงานใหม่

การส่งหนังสือเลิกจ้าง: วิธีการและความถูกต้อง

การยื่นจดหมายถือเป็นขั้นตอนสำคัญ การเขียนไว้อย่างเดียวไม่พอ ต้องพิสูจน์ให้ได้ว่าคนงานได้รับแล้วด้วยวิธีการที่พบได้บ่อยที่สุดและปลอดภัยที่สุดคือ:

• ส่งถึงมือ: ขอแนะนำให้คนงานลงนามรับใบเสร็จแม้ว่าเขาหรือเธออาจจะเขียนว่า “ไม่ปฏิบัติตาม” ก็ตาม
• พยาน: หากคุณปฏิเสธที่จะลงนาม พยานสองคนอาจลงนามเพื่อพิสูจน์การส่งมอบ
• ไปรษณีย์บูโรแฟกซ์หรือไปรษณีย์ลงทะเบียนพร้อมใบรับรองการรับ: ให้คุณสามารถทดสอบการส่งและการรับได้
• การปฏิบัติหน้าที่รับรองเอกสาร : เมื่อการแจ้งเตือนมีความซับซ้อนเป็นพิเศษ
• การจัดส่งแบบดิจิตอลที่ได้รับการรับรอง: มีวิธีการอีเมลที่รับรองหรือแพลตฟอร์มทางกฎหมายที่รับรองตัวตนของผู้รับและความสมบูรณ์ของเอกสาร (อีเมลหรือ WhatsApp ธรรมดาไม่สามารถใช้ได้เนื่องจากการจัดการที่ง่ายและความยากลำบากในการพิสูจน์การรับที่มีประสิทธิผล)

หากพนักงานปฏิเสธที่จะลงนามในหนังสือแจ้ง การเลิกจ้างจะไม่มีผลบังคับ แต่บริษัทจะต้องพิสูจน์ได้ว่าได้ให้หนังสือแจ้งแก่พนักงานแล้ว ตัวอย่างเช่น หนังสือรับรองถือเป็นหลักฐานการแจ้งที่เพียงพอ

การเซ็นหนังสือเลิกจ้างจำเป็นต้องลงนามหรือไม่?

ไม่ การที่พนักงานมีลายเซ็นในหนังสือเลิกจ้างไม่ได้หมายความว่าพนักงานเห็นด้วยกับลายเซ็นหรือเห็นด้วยกับสาระสำคัญของเรื่อง เป็นเพียงการรับทราบการรับจดหมายเท่านั้น เป็นการยืนยันว่าจดหมายได้รับการจัดส่งแล้ว ฝ่ายที่ได้รับผลกระทบสามารถลงนามว่า "ไม่ตกลง" ซึ่งขอแนะนำอย่างยิ่งหากไม่เห็นด้วยกับเหตุผล การชดเชย หรือประเด็นอื่นๆ

การปฏิเสธที่จะลงนามในหนังสือไม่ได้ป้องกันการไล่ออก อย่างไรก็ตาม ควรมีพยาน หนังสือรับรองการส่งมอบ หรือหนังสือรับรองจากสำนักงานทนายความรับรองเอกสารรับรอง

ในกรณีที่มีการท้าทายตามมา (เช่น หากพนักงานเรียกร้องความไม่เป็นธรรมหรือความเป็นโมฆะ) วันที่เริ่มต้นระยะเวลาการอุทธรณ์ (20 วันทำการ) จะเป็นวันที่เริ่มมีผลบังคับใช้ที่แสดงไว้ในจดหมาย และในกรณีของบูโรแฟกซ์ คือวันที่ฝ่ายที่ได้รับผลกระทบไปรับจดหมาย ไม่ใช่วันที่ส่งหนังสือแจ้งทางไปรษณีย์

หากหนังสือเลิกจ้างมีข้อบกพร่องหรือคลุมเครือจะเกิดอะไรขึ้น?

ผลที่มักเกิดขึ้นคือการประกาศว่าการเลิกจ้างไม่ยุติธรรมสิ่งนี้บ่งชี้ได้จากคำตัดสินล่าสุดของศาลฎีกา: เมื่อจดหมายมีเพียงเหตุผลทั่วไป คลุมเครือ หรือคัดลอกมาจากเทมเพลตของบุคคลที่สาม หรือไม่ได้ระบุรายละเอียดสถานการณ์ พนักงานจะเสียเปรียบและการเลิกจ้างถือเป็นการตัดสินใจโดยพลการ บริษัทอาจถูกบังคับให้รับพนักงานกลับเข้าทำงานหรือจ่ายค่าชดเชยการเลิกจ้างที่เพิ่มขึ้น (33/45 วันต่อปี)

ในการเลิกจ้างอย่างเป็นธรรม สิ่งสำคัญอย่างยิ่งคือจดหมายจะต้องมีตัวเลข ข้อเท็จจริงเฉพาะเจาะจง และเหตุผลที่ชัดเจนเกี่ยวกับสถานการณ์ทางเศรษฐกิจ องค์กร หรือเทคนิค หากไม่มีข้อมูลนี้ ผู้พิพากษาสามารถประกาศว่าการเลิกจ้างเป็นโมฆะหรือไม่เป็นธรรมได้ ดังที่ระบุในคำตัดสินหลายฉบับของศาลฎีกาและศาลฎีกา

กำหนดเวลาและระยะเวลาแจ้งเตือนตามประเภทการเลิกจ้าง

ระยะเวลาแจ้งเตือนทางกฎหมายขึ้นอยู่กับประเภทของการเลิกจ้าง:

• การเลิกจ้างตามวัตถุประสงค์: ต้องแจ้งล่วงหน้าอย่างน้อย 15 วันหรือชดเชยหากไม่เป็นไปตามนั้น ในระหว่างนี้ พนักงานยังคงให้บริการต่อไป เว้นแต่จะตกลงกันไว้เป็นอย่างอื่น
• การไล่ออกทางวินัย: ไม่จำเป็นต้องแจ้งให้ทราบล่วงหน้า การเลิกจ้างสามารถทำได้ทันที แม้ว่าในกรณีของตัวแทนสหภาพแรงงานหรือคนงานที่มีการคุ้มครองพิเศษ อาจจำเป็นต้องมีการดำเนินการโต้แย้งหรือการไต่สวนล่วงหน้า
• การเลิกจ้างหมู่คณะ: ระยะเวลาแจ้งและกำหนดเวลาเป็นไปตามระเบียบการของไฟล์ปรับปรุงและข้อตกลงที่ทำกับตัวแทน
• การเลิกจ้างโดยสมัครใจ: ระยะเวลาแจ้งเตือนโดยทั่วไปคือ 15 วัน แม้ว่าอาจแตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับข้อตกลงร่วม

ค่าชดเชยเลิกจ้าง และค่าชดเชยเลิกจ้าง: บริษัทจ่ายเงินเท่าไรสำหรับการเลิกจ้างแต่ละประเภท?

ภาระผูกพันในการจ่ายเงินชดเชยขึ้นอยู่กับประเภทของการเลิกจ้างและว่าหนังสือเลิกจ้างนั้นเป็นไปตามข้อกำหนดทางกฎหมายหรือไม่:

• การเลิกจ้างตามวัตถุประสงค์: เงินเดือน 20 วันต่อปีที่ทำงาน โดยคิดตามสัดส่วนรายเดือน โดยจ่ายสูงสุด 12 เดือน เว้นแต่สาเหตุจะไม่สมเหตุสมผล
• การไล่ออกทางวินัย: ตามหลักการแล้วไม่มีสิทธิได้รับค่าชดเชย เว้นแต่ผู้พิพากษาจะประกาศว่าการเลิกจ้างนั้นไม่เป็นธรรม (ในกรณีนี้ 33/45 วันต่อปี ขึ้นอยู่กับอาวุโสและวันที่ทำสัญญาเริ่มแรก)
• การเลิกจ้างที่ไม่เป็นธรรม: 33 วันของเงินเดือนต่อปีสำหรับช่วงที่ทำงานหลังจากวันที่ 12 กุมภาพันธ์ 2012 และ 45 วันต่อปีสำหรับช่วงก่อนหน้านั้น โดยมีการชำระเงินสูงสุด 24 เดือน
• การตั้งถิ่นฐาน: เอกสารการชำระเงินจะต้องส่งพร้อมยอดเงินคงค้างเสมอ: เงินเดือน เวลาพักร้อนที่เกิดขึ้นและไม่ได้ใช้ เงินจ่ายพิเศษ ค่าล่วงเวลา หรือยอดเงินคงค้างอื่นๆ

บริษัทสามารถแก้ไขหนังสือเลิกจ้างที่มีข้อบกพร่องได้หรือไม่?

กฎหมายและหลักนิติศาสตร์อนุญาตให้หากบริษัทยอมรับว่าจดหมายฉบับแรกมีข้อบกพร่องทางรูปแบบ บริษัทสามารถออกจดหมายฉบับใหม่เพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดได้ แต่จะต้องอยู่ในระยะเวลาที่กฎหมายกำหนดและเป็นไปตามข้อกำหนดบางประการเท่านั้น:

• จดหมายฉบับที่สองจะต้องส่งมอบภายในยี่สิบวันนับจากความพยายามครั้งแรก
• คนงานจะต้องลงทะเบียนกับสำนักงานประกันสังคมในช่วงระหว่างกาล และรับค่าจ้างที่สอดคล้องกันสำหรับวันพิเศษเหล่านั้น
• จดหมายฉบับที่สองควรระบุเหตุผลในการเลิกจ้าง (อาจเป็นเหตุผลเดิมหรือปรับปรุงหากสถานการณ์ยังคงอยู่) และแก้ไขข้อบกพร่องใดๆ ที่ผ่านมา

ในการเลิกจ้างอย่างเป็นธรรม ศาลฎีกาได้ตัดสินว่ามีความยืดหยุ่นบางประการในการทำซ้ำกระบวนการหากสาเหตุยังคงมีอยู่ (เช่น ปัญหาทางการเงินที่ยังไม่ได้รับการแก้ไข)

ขั้นตอนเพิ่มเติม: ตัวแทนสหภาพแรงงานและการคุ้มครองข้อมูล

เมื่อคนงานเป็นตัวแทนทางกฎหมายหรือตัวแทนสหภาพแรงงาน กฎหมายจะกำหนดขั้นตอนเพิ่มเติมดังนี้:

• ไฟล์ที่ขัดแย้งกัน: ก่อนจะมีการเลิกจ้างทางวินัย จะต้องเริ่มดำเนินการทางวินัย โดยมีการไต่สวนจากฝ่ายที่เกี่ยวข้องและตัวแทนอื่นๆ
• การพิจารณาเบื้องต้นของส่วนสหภาพแรงงาน: หากบริษัททราบว่าพนักงานสังกัดสหภาพแรงงาน บริษัทจะต้องแจ้งให้ตัวแทนสหภาพแรงงานทราบก่อนที่จะไล่พนักงานออก
• สำเนาหนังสือถึงตัวแทนทางกฎหมายของคนงาน: กรณีการเลิกจ้างโดยปราศจากเหตุผลร่วมกัน จดหมายจะต้องถูกส่งไปยังตัวแทนทางกฎหมายด้วย ไม่จำเป็นต้องส่งพร้อมกัน แต่ต้องอยู่ในระยะเวลาอันสมเหตุสมผล

ในส่วนของการปกป้องข้อมูล จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องไม่รวมข้อมูลส่วนบุคคลที่ไม่เกี่ยวข้องหรือได้รับการคุ้มครองเป็นพิเศษ (เช่น การวินิจฉัยทางการแพทย์เฉพาะ) ไว้ในจดหมาย เว้นแต่จะมีเหตุผลที่ไม่อาจยกโทษได้ การประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานต้องปฏิบัติตาม LOPDGDD (พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลทั่วไป) และ GDPR

หลังจากได้รับจดหมายเลิกจ้างต้องทำอย่างไร?

หากคุณเป็นพนักงาน ให้ลงนามในจดหมายโดยเขียนว่า "ไม่เห็นด้วยกับเหตุผลหรือค่าตอบแทน" หากคุณไม่เห็นด้วยกับเหตุผลหรือค่าตอบแทน นับจากวันถัดจากวันที่มีผลบังคับใช้หรือหลังจากได้รับจดหมาย คุณมีสิทธิ์ที่จะ: 20 วันทำการในการเรียกร้อง (โดยขอให้มีการไกล่เกลี่ยล่วงหน้าที่ SMAC หรือเทียบเท่าในชุมชนปกครองตนเองของคุณ จากนั้นจึงยื่นคำร้องหากไม่มีข้อตกลง)

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าจดหมายมีข้อมูลทางกฎหมายทั้งหมด (ข้อมูล เหตุผล และวันที่) และหากคุณพบข้อผิดพลาดใดๆ ให้รวบรวมข้อมูลดังกล่าวเป็นลายลักษณ์อักษรหรือปรึกษาหารือกับทนายความด้านแรงงาน โปรดทราบว่าการเลิกจ้างทางวินัยบางกรณีจำเป็นต้องมีการพิจารณาคดีล่วงหน้า และหากคุณไม่ได้ดำเนินการดังกล่าว การเลิกจ้างอาจไม่เป็นธรรม

วิธีการจัดส่ง: จดหมายอิเล็กทรอนิกส์และระบบออนไลน์

ปัจจุบัน การเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลทำให้สามารถประมวลผลจดหมายเลิกจ้างผ่านแพลตฟอร์มออนไลน์ได้ แต่กฎหมายกำหนดให้การแจ้งนั้นต้องเป็นของแท้ ได้รับการรับรอง และต้องแน่ใจว่าพนักงานได้รับการแจ้งเตือนนั้นจริง (ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ขั้นสูง ระบบที่ได้รับการรับรอง หรือแพลตฟอร์มอย่างเป็นทางการ ไม่ควรใช้อีเมลหรือ WhatsApp แบบเดิม)

ในบางภาคส่วน เช่น ภาคส่วนสาธารณะหรือบริษัทขนาดใหญ่มีพอร์ทัลสำหรับการแจ้งเตือนทางอิเล็กทรอนิกส์ แต่จะต้องมีการรักษาการติดตามและการยืนยันการรับจากผู้รับไว้เสมอ

กรณีพิเศษ: การไม่รับจดหมายและการละทิ้งจดหมาย

หากพนักงานปฏิเสธที่จะรับจดหมายหรือติดต่อไม่ได้ บริษัทสามารถส่งจดหมายโดยใช้บูโรแฟกซ์ ไปรษณีย์ลงทะเบียน หรือหนังสือแจ้งที่ได้รับการรับรองจากสำนักงานทนายความ สิ่งสำคัญคือต้องแสดงหลักฐานว่าพนักงานได้รับหนังสือแจ้งดังกล่าวแล้ว กฎหมายและหลักนิติศาสตร์ถือว่าความพยายามที่จะใช้วิธีการเหล่านี้เพียงพอแล้ว โดยต้องมีหลักฐานที่เชื่อถือได้

ในกรณีที่พนักงานละทิ้งงาน สามารถส่งจดหมายไปยังที่อยู่ที่ระบุในสัญญาหรือไปยังสำนักงานประกันสังคม หากพนักงานเปลี่ยนที่อยู่โดยไม่ได้แจ้งให้ทราบล่วงหน้า จะไม่ส่งผลกระทบต่อบริษัท เว้นแต่บริษัทจะดำเนินการด้วยความไม่สุจริต

ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ทำให้การเลิกจ้างไม่ถูกต้อง

• ใช้โมเดลทั่วไปหรือแบบจำลองที่คัดลอกมาโดยไม่ได้ดัดแปลงให้เข้ากับสถานการณ์เฉพาะของบริษัทหรือคนงาน
• อย่าให้รายละเอียดข้อเท็จจริง วันที่ หรือสาเหตุ
• การไม่ปฏิบัติตามระยะเวลาแจ้งเตือน หรือไม่จ่ายค่าชดเชยในเวลาที่ส่งมอบ
• ไม่สามารถส่งมอบจดหมายได้อย่างน่าเชื่อถือ หรือไม่สามารถพิสูจน์ได้ว่าพนักงานได้รับจดหมายแล้ว
• การไม่ส่งสำเนาให้กับตัวแทนทางกฎหมายตามที่กฎหมายกำหนด
• รวมถึงข้อมูลส่วนบุคคลที่ไม่เกี่ยวข้องหรือไม่ได้รับการคุ้มครองตามกฎหมาย (เช่น โรคบางชนิดที่ไม่มีเหตุผลทางกฎหมาย)

การตีความทางกฎหมาย: หลักนิติศาสตร์ที่เกี่ยวข้อง

คำพิพากษาหลายฉบับได้เน้นย้ำว่า จดหมายจะต้องแจ้งให้คนงานทราบโดยเฉพาะถึงวัตถุประสงค์ของข้อกล่าวหาและจัดเตรียมการป้องกันของเขาหากต้องการเจาะลึกประเด็นทางกฎหมาย คุณสามารถอ่านบทความของเราได้ที่ หนังสือเลิกจ้างโดยไม่เป็นธรรม.

หากจดหมายไม่ได้ระบุข้อเท็จจริงและเหตุผลอย่างละเอียดเพียงพอ ผลที่ตามมาก็คือการเลิกจ้าง นอกจากนี้ การเพิ่มข้อเท็จจริงในภายหลังในกระบวนการทางกฎหมายก็ไม่มีประโยชน์ เพราะมีเพียงสิ่งที่เขียนไว้ในจดหมายเท่านั้นที่สามารถใช้เป็นเหตุผลในการเลิกจ้างได้

จดหมายที่คลุมเครือ (เช่น ระบุเพียง "การสูญเสียทางการเงิน" โดยไม่มีตัวเลข) หรือมีข้อมูลที่ไม่สอดคล้องกัน (คัดลอกมาจากบริษัทอื่นหรืออ้างถึงกิจกรรมที่ไม่มีอยู่จริง) จะไม่ผ่านการตรวจสอบในศาล

ในทางกลับกัน เมื่อนายจ้างแก้ไขข้อผิดพลาดทางการโดยออกจดหมายฉบับที่สองภายในกำหนดเวลาและปฏิบัติตามพิธีการ ศาลจะถือว่าจดหมายดังกล่าวถูกต้องตราบเท่าที่สาเหตุยังคงมีอยู่

การชดเชยจะเกิดขึ้นอย่างไรหลังจากการเลิกจ้างที่ถูกประกาศว่าไม่เป็นธรรมหรือเป็นโมฆะ?

หากการเลิกจ้างถูกประกาศว่าไม่เป็นธรรม บริษัทสามารถเลือกที่จะรับพนักงานเข้าทำงานอีกครั้ง (พร้อมจ่ายค่าจ้างย้อนหลังนับตั้งแต่เลิกจ้าง) หรือชดเชยด้วยจำนวนเงินตามกฎหมาย (33/45 วันต่อปีที่ทำงาน สูงสุด 24 งวดต่อเดือน)

หากการเลิกจ้างไม่เป็นธรรม (เช่น เนื่องมาจากการละเมิดสิทธิมนุษยชนขั้นพื้นฐาน การเลือกปฏิบัติ หรือข้อบกพร่องทางรูปแบบที่ไม่สามารถแก้ไขได้) พนักงานจะต้องได้รับการจ้างงานคืนทันทีและรับค่าจ้างที่ค้างชำระทั้งหมดตั้งแต่วันที่เลิกจ้าง

การชำระเงินค่าชดเชยและการชำระเงินไม่ถือเป็นการยกเว้นบริษัทจากการปฏิบัติตามขั้นตอนพิธีการ แม้ว่าทุกอย่างจะได้รับการชำระเงินอย่างถูกต้องแล้วก็ตาม แต่ข้อผิดพลาดในขั้นตอนการกรอกจดหมายอาจส่งผลให้ขั้นตอนดังกล่าวไม่ถูกต้องหรือไม่สามารถเข้าข่ายได้ และบริษัทจำเป็นต้องทำซ้ำขั้นตอนดังกล่าวอีกครั้ง

ด้วยข้อมูลทั้งหมดนี้ ทั้งบริษัทและพนักงานสามารถดำเนินการร่างและรับจดหมายเลิกจ้างได้อย่างมั่นใจ โปร่งใส และมีความรู้ การเข้าใจข้อกำหนดอย่างเป็นทางการ วิธีส่งมอบ ข้อผิดพลาดที่ต้องหลีกเลี่ยง และผลทางกฎหมายของกระบวนการทั้งหมดสามารถป้องกันความขัดแย้ง ประหยัดต้นทุน และรับประกันสิทธิของทุกคนที่เกี่ยวข้องในการยุติความสัมพันธ์การจ้างงาน